Datenschutz

Sie können dieses Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Sollten Sie zur Eingabe Ihres Namen, Ihrer E-Mail - Adresse o.ä. aufgefordert werden, unterliegt es Ihrer freien Entscheidung, ob Sie diese Daten eingeben.

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter, Kunden sowie Geschäftspartner in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. 

In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Außerdem beschreiben wir, mit welchen Maßnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie betroffene Personen Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben.

Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die insoweit bei der pro domo Hausverwaltungsgesellschaft mbH bestehenden Verantwortlichkeiten. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Richtlinie verpflichtet.

Sie richtet sich an

Dabei gelten folgende Grundsätze:

Die pro domo Hausverwaltungsgesellschaft mbH hat nach Maßgabe des Artikels 37 DS-GVO einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) und einen Abwesenheitsvertreter bestellt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten werden auf Anfrage bekannt gegeben. Der DSB nimmt die ihm kraft Gesetzes und aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seines Fachwissens sowie seiner beruflichen Qualifikation wahr. Der Datenschutzbeauftragte unterrichtet und berät die Unternehmensleitung sowie die Beschäftigten hinsichtlich ihrer Datenschutzpflichten. Ihm obliegt die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften sowie der Strategien des Verantwortlichen für den Schutz personen-bezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter. Im Falle risikoreicher Datenverarbeitungen steht der DSB dem Verantwortlichem beratend bei der Abschätzung des Risikos zur Seite. Der DSB berichtet unmittelbar der Unternehmensleitung. Der DSB wird frühzeitig in alle Datenschutzfragen eingebunden und wird sowohl von der Unternehmensleitung als auch den Beschäftigten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt. Soweit es sich aufgrund organisatorischer Gegebenheiten (z.B. bei unselbstständigen externen Filialbetrieben) als notwendig erweist, ernennt die Geschäftsleitung im Benehmen mit dem DSB für die jeweilige Organisationseinheit einen Datenschutzkoordinator. Der Koordinator ist also insoweit ein dem DSB fachlich zugewiesener Mitarbeiter zur Einhaltung der für das Unternehmen geltenden Datenschutz-Vorschriften. Er informiert den DSB über vor Ort aufgetretene Datenschutzfragen. Er erhebt die Angaben über in seinem Zuständigkeitsbereich gesondert eingesetzte Verfahren und gibt die Meldung an den DSB weiter. Das Unternehmen hat ein Verzeichnis über alle Verarbeitungsvorgänge zu führen. In jeder Fachabteilung wird mindestens einer Person die Verantwortung übertragen, die dafür notwendigen Informationen zu den Verfahren der jeweiligen Abteilung zusammenzutragen und diese entsprechend den Anforderungen des Art. 30 DSGVO zu dokumentieren. Bei Unklarheiten hinsichtlich der gesetzlich geforderten Informationen kann der Datenschutzbeauftragte beratend hinzugezogen werden. Dem Datenschutzbeauftragten ist eine Kopie des Verfahrensverzeichnisses zu übergeben. Auf Anfrage stellt das Unternehmen der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis zur Verfügung. Im Einvernehmen mit der Unternehmensleitung ist hierfür der Datenschutzbeauftragte zuständig und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen.  Jeder Mitarbeiter kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder Beschwerden an den DSB wenden, wobei auf Wunsch absolute Vertraulichkeit gewahrt wird. Der DSB berichtet jährlich in einem Tätigkeitsbericht der Geschäftsführung über stattgefundene Prüfungen, Beanstandungen und ggf. noch zu beseitigende Organisationsmängel.

Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt grundsätzlich auf Anforderung der über die Verarbeitungen entscheidenden Person/Abteilung durch die zentrale DV-Beschaffung. Bereits bei der Auswahl von Hard-und Software wird das Prinzip der Gewährleistung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen als ein tragendes Kriterium beachtet. Falls mit der Beschaffung ein neues Verfahren der Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden soll, ist der Datenschutzbeauftragte rechtzeitig vorab von der anfordernden Stelle zu informieren (siehe hierzu Näheres in Ziff. 5.2). Die Beschaffung erfolgt erst nach Stellungnahme des DSB. Der DSB berät dahingehend, ob die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Private Hard- und Software dürfen nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten Verwendung finden. Die dienstliche Nutzung privater Hard- und Software im heimischen und außerbetrieblichen Bereich (z.B. private Notebooks) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung im Einzelfall. Die IT-Abteilung führt ein Verzeichnis der eingesetzten Hardware und der verwendeten Anwendungsprogramme. Der DSB erhält eine Kopie (alternativ: Der DSB kann auf das Verzeichnis jederzeit zugreifen). Bei Verdacht des Diebstahls von Hard- und Software, des unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten, von Sabotage etc. sind die DV-Abteilung und der DSB unverzüglich zu informieren. 

Jeder Mitarbeiter, der Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist auf einen vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung dieser Richtlinie zu verpflichten. Die Verpflichtung erfolgt unter Verwendung des hierzu vorgesehenen Formulars und unter Aushändigung des von dem DSB erstellten Merkblatts durch die Personalabteilung. Mitarbeiter, die besonderen Geheimhaltungsverpflichtungen (z.B. Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG) unterliegen, werden von den Vorgesetzen ergänzend schriftlich verpflichtet. Die jeweilige Verpflichtungserklärung ist zu den Personalakten zu nehmen. Der DSB ist über die Verpflichtung von Mitarbeitern und deren Arbeitsplatz zwecks von ihm vorzunehmenden weiteren Schulungen und die Feststellung evtl. Kontrollbedarfs zu informieren. Für in Abstimmung mit den jeweiligen Abteilungsleitungen angesetzte Schulungstermine sind die betroffenen Mitarbeiter freizustellen.

Über Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, führt der Datenschutzbeauftragte ein Verzeichnis von Verarbeitungen gem. Art. 30 DS-GVO. Der für ein Verfahren Verantwortliche bzw. der zuständige Datenschutzkoordinator meldet dieses zeitnah gemäß den vom DSB definierten Vorgaben. Gleiches gilt für Veränderungen. Unabhängig von dieser Meldung ist der DSB bei der Planung der Einführung neuer Verarbeitungen bzw. der Veränderung bestehender Verfahren über Zweck und Inhalt der Anwendung und die Erfüllung der Benachrichtigungspflicht zu informieren (vgl. Ziff. 6.3). Bei standardisierten Erhebungen (Fragebögen, Preisausschreiben, Eingabefelder auf der Internet-Homepage etc.) ist der Erhebungsbogen etc. dem DSB zur Abstimmung vorzulegen. 5.3 Soweit der DSB feststellt, dass die beabsichtigte Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, teilt er dies umgehend mit. Das Verfahren darf erst nach Zustimmung des DSB durchgeführt werden. Im Zweifel entscheidet die Geschäftsleitung. Macht ein Betroffener von seinem Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO oder seinem Korrektur- oder Widerspruchsrecht nach Art. 16 und Art. 21 DSGVO Gebrauch, so erfolgt die zentrale Bearbeitung durch den DSB (bei Unternehmen mit regelmäßigen Auskunftsbegehren kann auch eine Zuständigkeit der Fachabteilung zweckmäßig sein). Auskunfts- und Einsichtsrechte von Mitarbeitern werden durch die Personalverwaltung erfüllt. Es ist sicherzustellen, dass dem Betroffenen seine Daten auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Welcher Standard diesen Anforderungen genügt, ist im Vorfeld einvernehmlich durch den DSB und die IT-Abteilung festzulegen.

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfolgen. Hierbei sind auch die besonderen Voraussetzungen für die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu beachten. Grundsätzlich dürfen nur solche Informationen verarbeitet und genutzt werden, die zur betrieblichen Aufgabenerfüllung erforderlich sind und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verarbeitungszweck stehen. Es wird sichergestellt, dass Betroffene keiner Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und zugleich den Betroffenen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (bspw. Profiling). Vor Einführung neuer Arten von Erhebungen ist die die Zulässigkeit bestimmende Zweckbestimmung der Daten durch den für die Anwendung Verantwortlichen schriftlich zu dokumentieren. Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die im Rahmen der Zweckänderung genutzten Abwägungs-Kriterien sind einzeln zu prüfen. Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren. Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Gleichzeitig hat der für die Verarbeitung Verantwortliche vor der Erhebung bzw. der Speicherung von Daten schriftlich festzulegen, ob und in welcher Art und Weise der gesetzlichen Benachrichtigungspflicht des Betroffenen zu genügen ist. Falls andere Stellen Informationen über Betroffene anfordern, dürfen diese ohne Einwilligung des Betroffenen nur gegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder ein die Weitergabe rechtfertigendes legitimes Interesse des Unternehmens besteht und die Identität des Anfragenden zweifelsfrei feststeht. Im Zweifel ist der DSB zu kontaktieren.

Die Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich auf den hierzu zur Verfügung gestellten Netzlaufwerken. Eine Speicherung auf mobilen Datenträgern oder Cloudspeicher (z.B. Flashspeicher, Streamer-Bändern) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung und der Registrierung durch die den Träger einsetzende Abteilung/Benutzer. Bei Netzwerken ist die IT-Abteilung für die Sicherung der Daten verantwortlich, die auf dem Server gespeichert sind. Soweit technisch bedingt ein anderer Speicherort erforderlich ist (z.B. Notebook, Desktop-PC) ist der jeweilige Benutzer für die Durchführung der Datensicherung selbst verantwortlich. Ist ein Netzzugang möglich (z.B. bei Notebook mit WLAN, Tablet), ist zumindest einmal wöchentlich der aktuelle Datenbestand auf das für den Benutzer reservierte Netzlaufwerk zu überspielen. Die gewählten Datensicherungsmaßnahmen sind in dem Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschungstermine sind von dem über die Verarbeitung der Daten Entscheidenden in seiner Verantwortung zu beachten. Die IT-Abteilung ist über die Einhaltung der Termine insbesondere im Hinblick auf die Löschung personenbezogener Daten in Sicherungskopien zu informieren. Bei der Weiter- oder Rückgabe nicht mehr benötigter IT-Komponenten ist der Benutzer verpflichtet, dafür zu sorgen, dass zuvor sämtliche Daten wirksam gelöscht wurden.

Sollen externe Dienstleister erstmals mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. einzelnen Verarbeitungsschritten (z.B. Erhebung, Löschung = Entsorgung) bzw. mit Tätigkeiten (z.B. Wartung, Reparatur) beauftragt werden, bei denen sie die Möglichkeit der Kenntnis personenbezogener Daten bekommen, so ist der DSB vor der Beauftragung unter Vorlage des den Anforderungen des Art. 28 DSGVO genügenden Vertragsentwurfs und der Kriterien der erfolgten bzw. nachfolgend vorgesehenen Auftragskontrolle zu informieren. Entsprechendes gilt, falls die pro domo Hausverwaltungsgesellschaft mbH entsprechende Tätigkeiten im Auftrag Dritter wahrnehmen will.

Für jedes Verfahren ist eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung sowie eine Analyse bzgl. der für den Betroffenen möglichen Risiken zu erstellen. Diese richten sich an der Art, dem Umfang, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit des Eintritts einer solchen Gefahr. Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der Belastbarkeit der Daten verarbeitenden Systeme ist ein allgemeines Sicherheitskonzept zu erstellen. Das Konzept orientiert sich an der zuvor erstellten Schutzbedarfsfeststellung und der Risikoanalyse. Dieses Konzept ist maßgeblich für alle weiteren Verfahren. Neben dieser Richtlinie bestehen ergänzende Regelungen, die insbesondere zur Realisierung der Datensicherungsgebote des Art. 32 DS-GVO zu treffende Maßnahmen betreffen. Ferner ist die Verarbeitung von Personaldaten in einer Anzahl von Betriebsvereinbarungen näher festgelegt.

Die Einhaltung der Vorgaben, die sich aus dieser Richtlinie ergeben, muss jederzeit nachweisbar sein ("Accountability"). Eine Nachweisbarkeit hat insbesondere durch eine schlüssige und nachvollziehbare schriftliche Dokumentation hinsichtlich getroffener Maßnahmen und dazugehöriger Abwägungen zu erfolgen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Für unsere Dienstleistungen erfolgt die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummern, E-Mail Adressen, andere Kontaktdaten, Ausweisdaten und andere Legitimationsdaten, Authentifikationsdaten, Bankverbindungen, Bonitätsdaten, Steuernummern, Geburtsdaten, Objektdaten, Ab-rechnungsdaten, Verbräuche, Zahlungsverkehrsdaten). Die Daten werden zur Erfüllung des mit Ihnen bestehenden Vertrages erhoben und verarbeitet. Die konkrete Verarbeitung richtet sich nach den jeweiligen Produkten und der jeweiligen Dienstleistung, die Sie von uns beziehen. Ohne diese Datenverarbeitung können die bestehenden Dienstleistungsverträge nicht abgewickelt und erfüllt werden. Zum Zwecke der Vertragserfüllung sowie der Versendung von Schreiben übermitteln wir Ihre persönlichen Daten und Ihre Abrechnungsdaten auch an Dritte und Auftragsverarbeiter. Sofern neben den bereits bestehenden Zwecken andere Zwecke zur Datenverwendung entstehen, prüfen wir, ob diese weiteren Zwecke mit den ursprünglichen Erhebungszwecken kompatibel und damit vereinbar sind. Ist dies nicht der Fall, werden wir Sie über eine solche Zweckänderung informieren. Liegt keine anderweitige Rechtsgrundlage für die weitere Datenverwendung vor, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre Einwilligung verwendet.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz haben (beispielsweise zur Auskunft und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten), können Sie sich an die vorgenannten Kontaktdaten wenden und sich mit unserem Datenschutzbeauftragten hierüber in Verbindung setzen.

Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und an wen wir diese gegebenenfalls weitergegeben haben. Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen können Sie folgende, weitere Rechte geltend machen: Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung für bestimmte Zwecke). Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen. Sofern wir eine Verarbeitung von Daten auf Grundlage einer Interessenabwägung, wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt, vornehmen, haben Sie jeder Zeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Solche Gründe liegen insbesondere dann vor, wenn diese Ihren Interessen ein besonderes Gewicht verleihen und hierdurch die Interessen der pro domo Hausverwaltungsgesellschaft mbH überwiegen; dies gilt vor allem dann, wenn diese Gründe der pro domo Hausverwaltungsgesellschaft mbH nicht bekannt sind und daher nicht bei der Interessenausübung berücksichtigt werden konnte. Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit uns gegenüber widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt von einem Widerruf unberührt. Sie haben das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde, der Thüringische Datenschutzbeauftragte, zu wenden. Sie haben das Recht, diese hier betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie sind berechtigt, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern technisch machbar, haben Sie das Recht, eine Übermittlung von uns direkt an einen anderen Verantwortlichen zu erwirken.